همه شرکت‌ها عمری طولانی ندارند. اما آنهایی که عمری طولانی دارند مسیری پر پیچ‌وخم و دشواری را طی کرده‌اند. در شرکت‌های معمر، افراد اعم از کادر مدیریت و کارکنان رده‌های مختلف سازمانی می‌آیند و می‌روند. در همین رفت و آمدهاست که در بسیاری موارد مخصوصاً زمانی که با رفت‌وآمد کادر مدیریت ارشد مربوط می‌شود سرنوشت شرکت دچار تغییرات بعضاً شگرفی می‌شود. همچنین در شرکت‌های معمر پروژه‌ها و برنامه‌های بزرگی به اجرا در می‌آید که بعضی کاملاً به موفقیت می‌انجامد و بعضی کمتر.
در طی انجام یک پروژه یا برنامه اتفاق مهمی حادث می‌شود که متأسفانه به‌خاطر نامرئی‌بودنش عمدتاً به فراموشی سپرده می‌شود و آن‌طور که شایسته است موردتوجه قرار نمی‌گیرد. شاید یکی از وجوه تمایز شرکت‌های برتر این باشد که آنها چنین نمی‌کنند و حداکثر بهره‌برداری را از این اتفاق به عمل می‌آورند. آن اتفاق مهم و ارزشمند به‌وجودآمدن دانشی کاربردی و بسیار گران‌بها است. افراد در طی اجرای یک سیاست تجاری، یک پروژه، یک برنامه بلندمدت و انجام یک معامله تجاری و حتی انجام امور روزمره خود به دانش و معلومات گران‌بهایی دست می‌یابند که در اکثر موارد آنها را بکار می‌گیرند. اصولاً آنها در مرحله اول متوجه کسب چنین دانشی نمی‌شوند؛ بلکه برای آنها انجام کار مهم است و دانش جدید را بکار می‌گیرند تا مشکل مربوطه حل شود و در اینجاست که در اکثر موارد آن دانش جدید به فراموشی سپرده می‌شود.
معمولاً پروژه‌ها و برنامه‌هایی به همان صورتی که از قبل تدوین شده‌اند به اجرا در نمی‌آیند؛ زیرا در مرحله اجرا مسائل و مشکلات ریز و درشتی به وجود می‌آید که به‌هیچ‌وجه قابل‌پیش‌بینی نبودند تا در مرحله برنامه‌ریزی موردتوجه قرار گیرند و راه چاره‌ای اندیشیده شود. هر چند بسیاری مسائل قابل‌پیش‌بینی بوده‌اند. اینها علاوه بر مسائلی هستند که در زمان برنامه‌ریزی پیشی بینی شده‌اند. در طی حل این مسائل دانش و تجربه جدیدی حادث می‌شود و یا اینکه دانشی که قبلاً در جایی توسط یکی از افراد پروژه کسب شده در اینجا به شکل جدیدی بکار گرفته می‌شود که این نیز خود تجربه جدید است.
این دانش و تجربه جدید چه می‌شود؟ بخش بسیار کوچکی از آن در قالب مستندات پروژه و برنامه‌ها مانند صورت‌جلسات، گزارش‌ها و مکاتبات ضبط می‌شود. اولاً اینها که گفته شد یک بخش بسیار کم و ناچیزی از دانش جدید را شامل می‌شود ثانیاً این دانش مذکور در داخل مستندات مذکور به نحوی پراکنده (علی‌رغم وجود سیستم منظم بایگانی و نگهداری مستندات) هستند که رجوع مجدد به آنها وقت‌گیر است. اگر قرار باشد از دانشی که در مستندات بسیار زیاد شرکت نهفته است به نحوی مناسب بهره‌برداری شود باید مانند آهن‌ربایی که ذرات آهن را از میان خاک به‌سوی خود می‌کشد این دانش از مستندات شرکت استخراج و مدون شود.
و اما بخش بسیار بزرگ و البته مهمی از دانشی که در مستندات فوق نمی‌گنجد در بایگانی فکر و ذهن افراد قرار می‌گیرد. در خوش‌بینانه‌ترین حالت یعنی حتی اگر هیچ‌کدام از افراد سازمان را ترک کنند و در شرکت باقی بمانند باز از این دانش به نحو مناسب استفاده نمی‌شود. چرا که تنها نزد دارنده آن دانش است و بس. اتفاق ناهنجار زمانی می‌افتد که کسانی که دارنده این دانش هستند شرکت را ترک می‌کنند. چنین زمانی دسترسی شرکت به دانشی که با صرف منابع و انجام سعی و خطای پرهزینه‌ای به وجود آمده است کوتاه می‌شود. چه راه‌حلی برای جلوگیری از چنین ضایعاتی وجود دارد؟
«اندیشکده خودرو» که یکی از رسالت‌های وجودی خود را یاری مدیران ارشد در توسعه و جذب دانش سازمانی می‌داند. مصمم است با بهره‌مندی از تیمی مجرب «دانشنامه سازمانی» شرکت‌ها را تدوین نماید
وب‌سایت | اینستاگرام | واتس‌اَپ | تلگرام | احمد فرهادی
احمد فرهادی: ۰۳/۰۴/۳۱
